(मैट बालोग द्वारा, न्यू इंग्लैंड विश्वविद्यालय)
आर्मिडेल (ऑस्ट्रेलिया), 20 मार्च (द कन्वरसेशन) आप अपने ईमेल कैसे प्रबंधित करते हैं? क्या आप ऐसे व्यक्ति हैं जो ‘‘इनबॉक्स शून्य’’ रखते हैं या आप उनमें से हैं जो हजारों ई-मेल को बिना पढ़े छोड़ देते हैं?
जर्नल इंफॉर्मेशन रिसर्च में आज प्रकाशित हमारा नया अध्ययन बताता है कि अपने सभी ईमेल इनबॉक्स में छोड़ने से आप अपने व्यक्तिगत रिकॉर्ड प्रबंधन को लेकर परेशान हो सकते हैं।
एक खोजपूर्ण सर्वेक्षण में, हमने प्रतिभागियों से पूछा कि वे अपने व्यक्तिगत रिकॉर्ड जैसे बिल, ऑनलाइन सदस्यता और इसी तरह की वस्तुओं से कैसे निपटते हैं। इनमें से कई ईमेल से आते हैं।
हमने पाया कि अधिकांश उत्तरदाताओं ने अपने इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड अपने ईमेल में छोड़ दिए। केवल आधे आइटम जैसे बिल और अन्य दस्तावेज़ अन्य स्थानों, जैसे उनके कंप्यूटर या क्लाउड पर सहेजे गए। लेकिन अव्यवस्थित इनबॉक्स होने से बिल गायब होने और महत्वपूर्ण पत्राचार का ट्रैक खोने सहित समस्याएं भी पैदा हुईं।
आपके ईमेल का ट्रैक खोने का जोखिम
ईमेल द्वारा बिल, बीमा नवीनीकरण और अन्य घरेलू दस्तावेज़ प्राप्त करने से समय और धन की बचत होती है, और अनावश्यक कागज़ का उपयोग कम हो जाता है।
हालाँकि, यदि आप अपने इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड को नियमित रूप से जांचते नहीं रहते हैं तो इसमें कुछ समस्याएं आने का जोखिम शामिल हैं। हमारे शोध में उत्तरदाताओं ने वाहन पंजीकरण समाप्त होने, अवांछित सदस्यता रद्द करने में विफल रहने और कर कटौती को नजरअंदाज करने जैसे मुद्दों की सूचना दी क्योंकि रसीदें ढूंढने में बहुत परेशानी होती थी।
इससे पता चलता है कि देर से जुर्माना और अन्य ईमेल भूलों के कारण लोगों को हर साल सैकड़ों डॉलर का नुकसान हो सकता है।
वित्तीय लागतों के अलावा, शोध से पता चलता है कि इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड को क्रमबद्ध और प्रबंधित न करने से कर के समय, या ऋण आवेदन जैसी अन्य उच्च जोखिम वाली स्थितियों के लिए आवश्यक जानकारी को एक साथ रखना अधिक कठिन हो जाता है।
हमने क्या पाया?
हमने उनके व्यक्तिगत इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड प्रबंधन पर 300 से अधिक विविध उत्तरदाताओं का सर्वेक्षण किया। उनमें से अधिकांश ऑस्ट्रेलिया से थे, लेकिन हमें अन्य देशों, जैसे यूनाइटेड किंगडम, अमेरिका, स्विट्जरलैंड, पुर्तगाल और अन्य जगहों से भी प्रतिक्रियाएं मिलीं।
दो-तिहाई उत्तरदाताओं ने व्यक्तिगत रिकॉर्ड, जैसे बिल, रसीदें, सदस्यताएं और बहुत कुछ प्रबंधित करने के लिए अपने ईमेल का उपयोग किया। उनमें से, हमने पाया कि एक बार जब उत्तरदाता अपना ईमेल निपटा लेते थे, तो उनमें से लगभग आधे ईमेल को फ़ोल्डरों में क्रमबद्ध कर देते थे, जबकि अन्य आधे सब कुछ इनबॉक्स में छोड़ देते थे।
जबकि अधिकांश लोग अपने कार्यस्थल ईमेल को फ़ोल्डरों में क्रमबद्ध करते हैं, उनके द्वारा अपने व्यक्तिगत ईमेल को उसी तरह क्रमबद्ध करने की संभावना बहुत कम थी।
परिणामों से यह भी पता चला कि जिन उत्तरदाताओं ने अपने सभी ईमेल इनबॉक्स में छोड़े थे उनमें से केवल आधे (52%) ही अपने रिकॉर्ड प्रबंधन से संतुष्ट थे, जबकि 71% उत्तरदाताओं ने अपने ईमेल को फ़ोल्डरों में क्रमबद्ध किया था।
जिन उत्तरदाताओं ने अपने कागजी काम क्लाउड (गुगल ड्राइव, आईक्लाउड, ड्रॉपबॉक्स और इसी तरह) में सहेजे थे, उनमें से 83% ने बताया कि वे अपने होम रिकॉर्ड प्रबंधन से संतुष्ट हैं।
अध्ययन खोजपूर्ण था, इसलिए यह देखने के लिए और शोध की आवश्यकता होगी कि क्या हमारे निष्कर्ष अधिक सार्वभौमिक रूप से लागू होते हैं। हालाँकि, हमारे सांख्यिकीय विश्लेषण से ऐसी प्रथाओं का पता चला, जो अधिक संतोषजनक परिणामों से जुड़ी थीं और कुछ ऐसी भी थीं, जिनसे बचना बेहतर हो सकता है।
केवल-इनबॉक्स दृष्टिकोण से क्या गलत हो सकता है?
प्रतिक्रियाओं के आधार पर, हमने आपके सभी ईमेल को इनबॉक्स में छोड़ने से जुड़ी तीन मुख्य समस्याओं की पहचान की है।
सबसे पहले, उपयोगकर्ता उन कार्यों का ट्रैक खो सकते हैं जिन्हें करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, जिस बिल का भुगतान करना आवश्यक है, वह बिना ध्यान दिए, अन्य ईमेल के कारण नजर से चूक सकता है।
दूसरा, ईमेल को दोबारा ढूंढने के लिए खोज पर निर्भर रहने का मतलब है कि आपको ठीक-ठीक जानना होगा कि आप क्या खोज रहे हैं। उदाहरण के लिए, कर के समय चैरिटी दान रसीदों की खोज यह याद रखने पर निर्भर करती है कि क्या खोजना है, साथ ही रसीद वाले ईमेल में सटीक शब्दांकन भी याद रखने पर निर्भर करता है।
तीसरा, कई बिल और विवरण ईमेल में संलग्नक के रूप में नहीं, बल्कि हाइपरलिंक के रूप में भेजे जाते हैं। यदि आप अपना बैंक या अन्य सेवा प्रदाता बदलते हैं, तो हो सकता है कि वे हाइपरलिंक बाद की तारीख में खुलें ही नहीं। पूर्व नियोक्ता से मिली वेतन-पर्चियों तक पहुंच न पाना भी समस्या का कारण बन सकता है, जैसा कि रोबोडेट घोटाले या ऑस्ट्रेलियाई कर कार्यालय द्वारा पुराने ऋणों को पुनर्जीवित करने के हालिया मामले से पता चलता है।
बेहतर रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए 4 युक्तियाँ
जब हमने उत्तरदाताओं से अपने व्यक्तिगत रिकॉर्ड रखने के लिए एक पसंदीदा स्थान नामित करने के लिए कहा, तो उन्होंने अपने वर्तमान व्यवहार की तुलना में अधिक व्यवस्थित प्रारूप चुनने की प्रवृत्ति दिखाई। आदर्श रूप से, केवल 8% उत्तरदाता अपने ईमेल इनबॉक्स में सब कुछ बिना क्रम के छोड़ना चाहते थे।
हमारे निष्कर्ष प्रथाओं का एक सेट सुझाते हैं जो आपको अपने इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड के शीर्ष पर पहुंचने और तनाव या वित्तीय नुकसान को रोकने में मदद कर सकते हैं:
- अपने ईमेल को श्रेणी फ़ोल्डरों में क्रमबद्ध करें, या क्लाउड में या कंप्यूटर पर फ़ोल्डरों में रिकॉर्ड सहेजें
- दस्तावेज़ डाउनलोड करें ईमेल से संलग्न नहीं हैं या आपको नहीं भेजे गए हैं जैसे कि उपयोगिता बिल और आपकी सभी पे स्लिप
- अपने कैलेंडर में अनुस्मारक के रूप में महत्वपूर्ण नवीनीकरण डालें, और
- जंक मेल हटाएं और सदस्यता समाप्त करें, ताकि आपका इनबॉक्स एक टू-डू सूची में बदला जा सके।
द कन्वरसेशन एकता